Wat kost een offerteportaal, en wanneer verdient het zichzelf terug?

De eerlijke versie: bij ons ligt een offerteportaal rond €14.500 om op te zetten, plus een maandbedrag vanaf €450 voor hosting, onderhoud en support. Er bestaat ook een gespreide variant met een lager startbedrag en een hoger maandbedrag over drie jaar.

Dat is een bedrag waar je even van moet slikken. Dus laten we eerst kijken of het bij jou überhaupt zin heeft, want bij een deel van de bedrijven is het antwoord nee.

De rekensom is simpel. Tel hoeveel offertes er per week buitengaan, ook de kleine. Schat hoeveel tijd er gemiddeld in gaat — niet alleen het rekenen, maar het lezen van de aanvraag, het opzoeken van een prijs, het heen-en-weer over een detail dat niet vermeld stond. Vermenigvuldig dat met wat een uur binnendienst je kost, inclusief werkgeverslasten.

Twaalf offertes per week, gemiddeld 35 minuten, aan €45 per uur: dat is ruim €14.000 per jaar. Aan werk dat op geen enkele factuur staat en dat je aan geen enkele klant kan doorrekenen.

Een portaal haalt daar niet alles van weg. Het invullen verschuift naar je klant, maar nakijken blijft, en uitzonderingen blijven. Reken voorzichtig op iets meer dan de helft. Dan zit je op een terugverdientijd van ongeveer twee jaar — en daarna hou je het elk jaar over.

Wat de rekensom niet toont, is wat er nog bijkomt. De offertes die je nu niet maakt omdat het te veel werk is voor een kleine order. De klant die afhaakt omdat hij drie dagen op een prijs wacht terwijl een concurrent er één nodig heeft. En het telefoontje "waar zit mijn opdracht?", dat vanzelf stopt zodra iemand het zelf kan opvolgen.

Wanneer het géén zin heeft: als je minder dan een handvol offertes per week maakt, als elke opdracht zo verschillend is dat er niets in te automatiseren valt, of als je vooral uit voorraad verkoopt tegen vaste prijzen. Dan zeg ik dat ook, liever vooraf dan achteraf.

Wil je het voor je eigen zaak uitrekenen: op onze rekenhulp vul je je eigen cijfers in. Er wordt niets verstuurd, hij rekent gewoon in je browser.