Pakket of maatwerk: wanneer is een standaardpakket gewoon beter?

Ik bouw software op maat. Ik heb er dus belang bij dat je maatwerk kiest. Houd dat in je achterhoofd bij wat volgt — en juist daarom begin ik met wanneer je het niet moet doen.

Neem een pakket wanneer je proces niet bijzonder is. Boekhouding, facturatie, loonverwerking, voorraad in een gewone webshop: daar bestaan pakketten voor die door duizenden bedrijven getest zijn, die meegaan met wetgeving, en die goedkoper zijn dan wat ik ooit kan bouwen. Wie daarvoor maatwerk laat maken, betaalt voor een probleem dat al opgelost is.

Neem ook een pakket wanneer je nog niet weet hoe je wil werken. Maatwerk legt je manier van werken vast in code. Ben je die nog aan het uitvinden, dan betaal je twee keer: één keer om het te bouwen en één keer om het te veranderen.

Maatwerk begint zin te krijgen op het moment dat je om het pakket heen begint te werken. Je herkent het aan de Excel-bestanden. Een pakket voor de administratie, en daarnaast een sheet waarin iemand bijhoudt wat het pakket niet aankan. Die sheet is het bewijs dat je proces niet in het model past.

Het tweede signaal is de prijs per gebruiker. Pakketten rekenen per medewerker per maand. Zolang je met vijf bent, valt dat mee. Groei je naar twintig, dan groeit die factuur mee terwijl het pakket niet meer doet dan vroeger. Op dat punt kan een eenmalige investering goedkoper uitvallen dan drie jaar abonnement.

Het derde signaal is je klant. Bijna elk pakket is gebouwd voor jouw mensen, niet voor die van jouw klanten. Wil je dat een klant zelf zijn prijs samenstelt, zijn order volgt of zijn documenten terugvindt, dan houdt het pakket meestal op. Dat is de reden waarom de meeste portalen die wij bouwen ernaast staan en niet in de plaats komen.

Dat is meteen het eerlijkste antwoord op "we hebben al software": vervang niets. Kijk waar mensen om je pakket heen werken, en bouw alleen dat stuk. Kleiner project, minder risico, en je houdt wat al werkt.

Twijfel je? Zet gewoon eens op papier welke Excel-bestanden er in je bedrijf circuleren en wat er in staat. In die lijst staat het antwoord meestal al.