Peppol is verplicht. Wat als je facturen uit je eigen software komen?

Sinds 1 januari 2026 moeten Belgische btw-plichtige ondernemingen hun B2B-facturen gestructureerd uitwisselen via het Peppol-netwerk. Een pdf per mail volstaat niet meer. Bij herhaalde inbreuken lopen de boetes op tot €5.000.

Werk je met Exact, Yuki, Teamleader of een ander gangbaar pakket, dan heeft je leverancier dat waarschijnlijk al opgelost. Je hoeft dit artikel dan niet verder te lezen.

Het knelt ergens anders, en die groep is groter dan je denkt: bedrijven waar de facturen niet uit het boekhoudpakket komen. Een orderportaal dat facturen aanmaakt. Een module die ooit door iemand gebouwd is. Een Excel met een knop erop. Dat stuk hangt niet aan je boekhoudpakket, en wordt dus niet vanzelf mee opgelost.

Wat er dan nodig is, valt mee. Je hebt een verzendpunt nodig — een toegangspunt tot het netwerk — en je facturen moeten in een geldig gestructureerd formaat vertrekken. En je moet ze zelf ook kunnen ontvangen, want die verplichting geldt in beide richtingen. Dat laatste wordt het vaakst vergeten.

Wat er niet verandert: hoe je factuur eruitziet. Peppol gaat over het bestand dat tussen twee systemen reist, niet over wat jij of je klant te zien krijgt. Je layout blijft zoals hij is, je nummering blijft, je betalingsvoorwaarden blijven.

De valkuil zit in de abonnementen. Verschillende aanbieders rekenen per verstuurde factuur of per maand bovenop wat je al betaalt. Bij een paar honderd facturen per jaar loopt dat op. Een eigen koppeling is eenmalig werk en kost daarna niets per factuur.

Reken op een tot twee weken, waarvan het meeste wachten is op de registratie. Het echte werk is beperkt; het testen met een factuur naar je eigen boekhouder is wat tijd kost — en dat is precies de stap die je niet moet overslaan.