Van offerte-aanvraag tot drukklaar bestand

De situatie

Aanvragen kwamen binnen via mail, telefoon en soms een papiertje. Voor elke offerte volgde hetzelfde heen en weer: welk formaat, welk papier, hoeveel exemplaren, in hoeveel kleuren, en tegen wanneer.

Het rekenwerk zat in een uitgebreid Excel-bestand dat één iemand echt doorhad. Papierprijzen, staffels per oplage, toeslagen voor zware inkt, transport — allemaal correct, maar niet overdraagbaar en niet uit te leggen aan een klant.

En dan was er de vraag die het vaakst binnenkwam en het minst opleverde: waar zit mijn bestelling?

Aanpak

We zijn begonnen bij het rekenblad, niet bij het scherm. Papiersoorten, prijsstaffels, plaatkosten en toeslagen zijn uit Excel gehaald en in een tarievenbestand gezet dat de binnendienst zelf beheert — zonder programmeur.

Daarbovenop kwam een configurator per producttype: enveloppen, kaarten, folders, flyers. De klant kiest formaat, papier, oplage en aantal kleuren, en ziet de prijs meebewegen terwijl hij invult, inclusief wat er verandert bij een grotere oplage.

Een aanvraag wordt een offerte met versies. Vraagt de klant een wijziging, dan komt er een nieuwe versie bij en blijft de vorige bewaard, met wie wat wanneer goedkeurde. Bestanden worden bij de opdracht opgeladen en nagekeken vóór ze naar productie gaan.

Het laatste stuk was het lastigste: de productiestatus. Die zit in hun bestaande CRM, waar de orders al gescand worden. In plaats van dat dubbel te laten intikken, leest het portaal de statusrapporten uit dat CRM automatisch in en koppelt ze aan de juiste deelorder.

Het resultaat

Een aanvraag komt nu compleet binnen: met formaat, papier, oplage, bestanden en leverdatum. Wat vroeger drie mails kostte, gebeurt in één keer.

De prijs is niet langer het geheim van één persoon. Hij wordt opgebouwd uit tarieven die de binnendienst zelf beheert, en de klant ziet hoe hij tot stand komt.

En het telefoontje over waar de bestelling zit, komt er nauwelijks nog: de klant volgt dat zelf. Na de oplevering is het portaal uitgebreid met een extra module, op vraag van de klant zelf.